Internes Kontrollsystem

Internes Kontrollsystem

Das interne Kontrollsystem (IKS) der GEA Group basierend auf dem Rahmenwerk COSO umfasst das Risikomanagementsystem (RKS) sowie weitere Grundsätze, Maßnahmen und Regelungen (sonstiges IKS). Während das RMS die Risikoidentifizierung und Risikoklassifizierung zur Aufgabe hat, dienen die Bestandteile des sonstigen IKS im Wesentlichen der Vermeidung oder Minderung von Risiken durch Kontrollmaßnahmen. Weiterer Bestandteil des IKS ist die interne Revision.

Das PMS umfasst Grundsätze, Maßnahmen und Regelungen des Risikofrüherkennungssystems nach § 91 Abs. 2 AktG sowie solche des sonstigen Risikomanagementsystems. Beim sonstigen IKS werden Grundsätze, Maßnahmen und Regelungen mit bzw. ohne Rechnungslegungsbezug unterschieden.

Bei der GEA Group werden als IKS im Hinblick auf die Rechnungslegung alle Grundsätze, Maßnahmen und Regelungen verstanden, die eine ordnungsgemäße Genehmigung und Buchung der Geschäftsvorfälle für Monats-, Quartals- und Jahresabschlüsse sicherstellen. Die Zielsetzung des installierten IKS ist die Gewährleistung einer verlässlichen Finanzberichterstattung, die Einhaltung der einschlägigen Gesetze und Normen sowie die Wirtschaftlichkeit der betrieblichen Abläufe.

In das IKS sind neben der GEA Group Aktiengesellschaft alle Gesellschaften des Konzerns eingebunden.

Folgende wichtige Grundsätze des IKS der GEA Group sind in allen betrieblichen Funktionsbereichen anzuwenden: klar definierte Verantwortungsbereiche, Funktionstrennungen in allen Aufgabenbereichen, duale Unterschriftenregelungen, Einhaltung von Richtlinien, Leitfäden und Verfahrensvorschriften (Handbücher), Verpflichtung zur Einholung von Vergleichsangeboten vor Auftragserteilung, Sicherung von Daten vor unberechtigtem Zugriff sowie die Durchführung von Schulungen, um einheitliche Vorgehensweisen im Konzern sicherzustellen.

Wesentliche Maßnahmen und Regelungen mit Rechnungslegungsbezug zur Sicherstellung einer einheitlichen Bilanzierung in allen Tochterunternehmen sind: Bilanzierungs- und Kontierungsrichtlinien, ein einheitlicher Kontenplan, die Konsolidierungs- und Kalkulationsrichtlinien, die Freigabe von Buchungen nach dem Vier-Augen-Prinzip sowie von bestimmten Buchungen nur durch ausgewählte Personen. Zur Fehlervermeidung werden in allen wesentlichen Gesellschaften in der Rechnungslegung, im Controlling und im Finanzbereich der GEA Group standardisierte IT-Systeme eingesetzt. Alle Richtlinien und IT-Systeme werden kontinuierlich im Hinblick auf gesetzliche und
betriebswirtschaftliche Anforderungen aktualisiert.

Die Einhaltung der oben beschriebenen Grundsätze, Regelungen und Maßnahmen des IKS wird durch regelmäßige Prüfungen der internen Revision der GEA Group systematisch überwacht, die direkt an den Vorstand und regelmäßig an den Prüfungsausschuss berichtet. Die Ergebnisse ermöglichen die Beseitigung festgestellter Mängel in den geprüften Unternehmen sowie die permanente Weiterentwicklung des IKS im Konzern.

Insgesamt zielt das IKS auf eine frühzeitige Identifizierung, Bewertung und Steuerung jener Risiken und Chancen ab, die das Erreichen der strategischen, operativen, finanziellen und Compliance-bezogenen Ziele des Unternehmens in wesentlichem Maße beeinflussen können